Nie tylko prawo, ale i praktyka budowlana pokazuje, że brak odpowiednich procedur oraz komunikacji prowadzi do nieporozumień. Warto więc poznać zarówno przepisy, jak i realia placu budowy, aby unikać kosztownych błędów i zarządzać projektem z pełną kontrolą.
Czym są roboty dodatkowe?
Z mojego doświadczenia wynika, że roboty dodatkowe to jedno z najbardziej mylących pojęć w budownictwie. Dotyczy to zarówno inwestorów, jak i wykonawców. Co ciekawe, polskie przepisy nie definiują formalnie tego terminu. Ustawodawca pozostawił to praktyce oraz orzecznictwu, które zbudowało pewien standard interpretacyjny.
W uproszczeniu roboty dodatkowe to prace wykonane poza pierwotną umową o roboty budowlane. Jednak są one niezbędne do prawidłowego ukończenia inwestycji i osiągnięcia jej celu użytkowego.
Z mojego punktu widzenia, jako osoby zarządzającej wieloma projektami, roboty dodatkowe to najczęściej: prace nieuwzględnione w dokumentacji i przedmiarze, działania niezwiązane z błędem wykonawcy, oraz elementy nieprzewidywalne na etapie planowania.
Przykładowo, może to być odwodnienie terenu po wykryciu nieprzewidzianych gruntów, wzmocnienie konstrukcji lub zabezpieczenie znalezisk archeologicznych. Również przełożenie instalacji, zmiana przeznaczenia pomieszczeń lub standardu wykończenia. Często to także dołożenie elementów planowanych „na później”.
Takie sytuacje, choć często nieuniknione, mogą wpływać na budżet i harmonogram. Dlatego ważne jest ich szybkie wykrycie i właściwe zarządzanie. Właśnie w tym zakresie polega rola profesjonalnego inwestora zastępczego.
Ryczałt a roboty dodatkowe – czy wszystko „jest w cenie”?
Wielokrotnie spotykam się z przekonaniem – niestety bardzo rozpowszechnionym – że jeśli inwestycja została zakontraktowana na warunkach ryczałtowych, to wykonawca „wszystko przewidział” i ma obowiązek wykonać każde zadanie, niezależnie od trudności czy zmian, w ramach jednej kwoty. Jako osoba, która od lat pracuje z inwestorami, wykonawcami i projektantami, uważam to za bardzo ryzykowne uproszczenie.
Zgodnie z art. 632 Kodeksu cywilnego, ryczałt rzeczywiście oznacza ustalone z góry wynagrodzenie, które co do zasady nie podlega zmianie – nawet jeśli wykonanie dzieła kosztuje więcej, niż zakładano. Ale przepisy dopuszczają wyjątki. Ryczałt może zostać zmodyfikowany, gdy nastąpi istotna zmiana okoliczności, gdy roboty przekroczą granice racjonalnego ryzyka, albo gdy wykonanie nowych prac okaże się konieczne, a wykonawca nie miał realnej możliwości ich przewidzenia przy zachowaniu należytej staranności.
I tu pojawia się ważna kwestia: nie można oczekiwać od wykonawcy, że w trakcie przetargu – trwającego zwykle 2–3 miesiące – będzie w stanie perfekcyjnie zweryfikować cały projekt, jego otoczenie, kompletność dokumentacji i ryzyka formalno-prawne. Tymczasem etap przygotowania inwestycji, czyli tzw. pre-development, wraz z procesem projektowania, trwa nierzadko 2–3 lata. Skoro inwestor, projektant i cały zespół potrzebowali kilkudziesięciu miesięcy, by wypracować finalny projekt, to oczekiwanie, że wykonawca lub generalny wykonawca w 8–10 tygodni prześwietli całość z chirurgiczną precyzją – jest po prostu nieracjonalne.
Dlatego właśnie roboty dodatkowe i zamienne są naturalnym efektem zderzenia długo projektowanej koncepcji z realiami budowy. Moim zdaniem rozsądne podejście inwestora to nie żądanie „pełnej nieomylności” wykonawcy, lecz zaplanowanie procedur, które pozwolą tym zmianom zarządzić profesjonalnie i z poszanowaniem interesów obu stron.
Roboty zamienne vs dodatkowe
Z mojego doświadczenia wynika, że wielu inwestorów, a czasem nawet osoby pracujące w wykonawstwie, mylą pojęcia robót zamiennych i dodatkowych. Tymczasem to rozróżnienie ma bardzo konkretne znaczenie – szczególnie w kontekście rozliczeń i ewentualnych aneksów do umowy.Roboty zamienne to takie, które zastępują pierwotnie przewidziany zakres – na przykład inwestor decyduje się na zmianę technologii wykonania dachu z blachy na płyty warstwowe, albo zmienia się rodzaj materiału wykończeniowego. Coś wypadło – coś innego weszło w to miejsce.Z kolei roboty dodatkowe to działania, które rozszerzają zakres umowy, czyli pojawiają się obok istniejących zapisów – jak choćby dodatkowe zbrojenie fundamentów, wykonanie nieprzewidzianej wcześniej rampy załadunkowej czy instalacja nowego punktu przyłączeniowego.Nie każda zmiana to automatycznie „roboty dodatkowe”. Dlatego zawsze dążę do precyzyjnego nazwania tego, co się wydarzyło – bo od tego zależy zarówno tryb zatwierdzenia zmiany, jak i jej finansowe konsekwencje.
Jak powinna wyglądać prawidłowa procedura zgłoszenia robót dodatkowych?
Z praktyki wiem, że wiele decyzji na budowie podejmuje się w biegu. Dzieje się to pod presją czasu, terminów oraz codziennej koordynacji. Niektóre zmiany uzgadnia się „na słowo”, ponieważ „tak się zawsze robiło” albo „żeby nie wstrzymywać robót”. Choć taka elastyczność chwilowo ułatwia pracę, często staje się źródłem sporów. Szczególnie w trakcie rozliczeń końcowych.
Dlatego od lat powtarzam, że roboty dodatkowe trzeba traktować z pełną formalnością. Ponadto proces ich zgłaszania i zatwierdzania musi być uporządkowany oraz dobrze udokumentowany. Tylko wtedy chronimy interesy zarówno inwestora, jak i wykonawcy.
Z mojego doświadczenia, skuteczna i bezpieczna procedura wygląda tak:
Zgłoszenie robót dodatkowych przez wykonawcę
– najlepiej na piśmie, z jasnym uzasadnieniem (dlaczego są potrzebne i dlaczego nie były wcześniej ujęte).
Sporządzenie karty zmiany (tzw. Change Order)
– dokument powinien zawierać precyzyjny zakres robót, ich przyczynę, wpływ na koszt, harmonogram i ewentualne ryzyka.
Brak sprzeciwu inwestora
czyli:
-projektanta (jeśli dotyczy zmian projektowych),
-nadzór inwestorski,
-inwestora zastępczego,
-inwestora.
Podpisanie aneksu do umowy
– to dopiero ten krok nadaje zmianie charakter prawnie wiążący i rozliczalny.
Trzeba mieć świadomość, że większość umów zawiera zapis o obowiązku formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeśli strony nie podpiszą aneksu, zmiana z prawnego punktu widzenia nie istnieje. Nawet jeśli roboty zostały wykonane i funkcjonują w gotowym obiekcie. Oczywiście wiem, że w realiach budowy nie wszystko przebiega książkowo. Czasem decyzje zapadają „na gorąco”, aby ratować harmonogram lub uniknąć przestoju. Wtedy pojawia się pytanie, co jeśli roboty dodatkowe wykonano bez podpisanego aneksu?
To trudna sytuacja, ponieważ jeśli inwestor korzysta z nowej funkcjonalności, wykonawca może dochodzić zapłaty. Może to zrobić na podstawie bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i n. k.c.). Warunkiem jest jednak rzetelna dokumentacja, np. zgłoszenie mailowe, dowód na zgodę, zdjęcia z budowy lub notatki. Jednak uczciwie mówię, że to scenariusz obarczony ryzykiem. Proces może trwać latami i zakończyć się nieprzewidywalnie. W tym czasie obie strony tracą czas, pieniądze i nerwy. Dlatego zawsze rekomenduję, aby gdy brak aneksu, przynajmniej karta zmiany była podpisana przez wszystkie strony. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale często bywa ostatnią linią obrony przed sporem sądowym.
Najczęstsze błędy i ryzyka – z mojego doświadczenia
W mojej pracy – niezależnie od tego, czy doradzam inwestorowi, wspieram wykonawcę, czy prowadzę projekt jako inwestor zastępczy – regularnie obserwuję te same błędy, które powtarzają się na różnych budowach, w różnych skalach inwestycji. I wiem jedno: mogą one kosztować dziesiątki, setki tysięcy, a czasem nawet miliony złotych.
Jeśli chodzi o błędy po stronie inwestora, najczęściej spotykam:
-brak pisemnych zgód na roboty dodatkowe lub zamienne,
-niedoprecyzowany opis przedmiotu zamówienia, szczególnie w zamówieniach ryczałtowych,
-ignorowanie formalnych wymogów dotyczących zmiany umowy,
-poleganie na ustnych ustaleniach, bez ich potwierdzenia w dokumentach.
Z kolei wykonawcy najczęściej popełniają te błędy:
-rozpoczynają roboty dodatkowe bez jakiegokolwiek pisemnego potwierdzenia lub zgody,
-nie sporządzają kart zmian (Change Orders),
-nie zabezpieczają się dokumentacyjnie: nie robią zdjęć, nie zbierają notatek ze spotkań, nie archiwizują korespondencji.
Efekt? Inwestor ma podstawy, by odmówić zapłaty, a wykonawca zostaje z kosztami, których nikt nie chce pokryć. Pieniądze przepadają, relacje się psują, a cały projekt obciążony jest napięciem.
Dlatego, moim zdaniem dobra umowa o roboty budowlane powinna zawierać:
-precyzyjnie opisaną procedurę zgłaszania i zatwierdzania robót dodatkowych i zamiennych,
-jasną definicję obu pojęć,
-klauzulę wymagającą pisemnej formy aneksów,
-szczegółowy tryb wyceny oraz wpływu zmian na harmonogram,
-wskazanie osób uprawnionych do składania oświadczeń woli,
-a także zasady przypisywania i dzielenia ryzyk.
Zawsze zachęcam, by w umowie lub SIWZ dodać tabelę ryzyk – zawierającą możliwe zdarzenia (np. grunt nienośny, brak mediów, opóźnienia decyzji urzędowych) wraz z przypisaną odpowiedzialnością. To bardzo upraszcza rozliczenia i rozmowy na etapie realizacji.
Z mojego punktu widzenia, dobre praktyki dla inwestora to:
Angażowanie inwestora zastępczego już od etapu projektowania i przetargu,
Analiza każdej zgłoszonej zmiany nie tylko pod kątem kosztu, ale również wpływu na termin
Brak sprzeciwu inwestora
dokumentowanie każdej zmiany, nawet jeśli budowa jest szybka i dynamiczna.
Natomiast dobre praktyki wykonawcy to:
Zgłaszanie robót dodatkowych pisemnie – im wcześniej, tym lepiej.
Załączanie dokumentacji technicznej, zdjęć, notatek i harmonogramów
i przede wszystkim – domaganie się aneksów. To nie formalność. To gwarancja, że wykonana praca zostanie zapłacona.
Zarządzanie zmianami to nie tylko obowiązek – to sposób na to, by inwestycja przebiegała profesjonalnie i bez niepotrzebnych konfliktów.
Podsumowanie
Po ponad dwóch dekadach pracy przy projektach budowlanych – od hal przemysłowych, przez centra logistyczne, po obiekty komercyjne – mogę śmiało powiedzieć jedno: roboty dodatkowe to nie wyjątek, to reguła. Nie ma inwestycji, w której nie pojawiłaby się konieczność wprowadzenia zmian – czy to z przyczyn technicznych, formalnych, czy po prostu dlatego, że inwestor zmienia zdanie na etapie realizacji. I nie ma w tym nic złego. To naturalna część każdego procesu inwestycyjnego.
Problem zaczyna się wtedy, gdy takie zmiany nie są odpowiednio zarządzane. Gdy decyzje zapadają „na szybko”, bez dokumentów, bez zgód, bez analizy wpływu na harmonogram i budżet. Wtedy rodzi się frustracja, nieporozumienia, a czasem długie i kosztowne spory. Dlatego od lat powtarzam – swoim klientom, partnerom, współpracownikom – roboty dodatkowe nie muszą być źródłem konfliktów, o ile zadbamy o kilka podstawowych zasad.
Po pierwsze: umowa. Dobrze przygotowana, z jasnymi procedurami zgłaszania zmian, wskazaniem osób uprawnionych do ich zatwierdzania, klauzulami o formie pisemnej i z załączoną tabelą ryzyk – to fundament bezpieczeństwa inwestycji.
Po drugie: formalna ścieżka zmian. Każda zmiana powinna przechodzić przez zgłoszenie, kartę zmiany (Change Order), zatwierdzenie i dopiero na końcu aneks. Jeśli nie ma aneksu – chociaż karta zmiany podpisana przez wszystkie strony to minimum.
Po trzecie: komunikacja i dokumentacja. Im bardziej dynamiczny projekt, tym ważniejsze jest, aby wszystkie ustalenia były zapisywane, nawet w najprostszej formie – maila, notatki ze spotkania czy protokołu z narady.
I wreszcie: świadomość ryzyk. Im wcześniej rozpoznam potencjalne „niespodzianki” – techniczne, prawne, projektowe – tym mniej mnie zaskoczą. Jako inwestor zastępczy wiem, że prewencja i przejrzystość opłacają się dużo bardziej niż gaszenie pożarów w trakcie budowy.
Dlatego, jeśli mogę dać jedną radę – zarówno inwestorom, jak i wykonawcom – brzmi ona: zarządzajcie zmianą, zanim to ona zacznie zarządzać Wami. Wtedy projekt ma szansę zakończyć się zgodnie z planem – nie tylko w terminie i budżecie, ale też bez utraty relacji, zaufania i spokoju.
Potrzebujesz wsparcia przy zarządzaniu robotami dodatkowymi?
Od ponad 10 lat moja firma prowadzi projekty budowlane jako inwestor zastępczy. Wspieramy inwestorów przemysłowych i komercyjnych na każdym etapie procesu – od wstępnych analiz i przygotowania inwestycji, przez projektowanie, przetargi i realizację, aż po rozliczenie końcowe. Przez ten czas nauczyłem się, że błędy związane z robotami dodatkowymi najczęściej wynikają nie z braku dobrej woli, ale z braku systemu – procedur, dokumentów i szybkiej reakcji na zmiany.
Pomagamy inwestorom unikać kosztownych pomyłek, wdrażamy sprawdzone rozwiązania, które porządkują współpracę z wykonawcą i pozwalają zachować kontrolę nad budżetem, harmonogramem i zakresem. Wiemy, jak skutecznie zarządzać zmianami – bez zbędnych formalności, ale z pełną odpowiedzialnością za efekt końcowy.
Jeśli planujesz inwestycję lub już jesteś w jej trakcie – zapraszam do kontaktu. Chętnie omówię Twój projekt i pokażę, jak możemy zadbać o Twoje interesy na budowie.
