Dlaczego Project Manager opłaca SIĘ w procesie projektowania

Gdzie najczęściej inwestor traci czas i pieniądze

Czy zdarzyło Ci się, że projekt, który miał trwać sześć miesięcy, przeciągnął się do dwóch lat?
A może słyszałeś znajome tłumaczenia: „czekamy na uzgodnienia”, „nie mamy danych”, „inwestor jeszcze nie zatwierdził zmian”?
Takie sytuacje nie wynikają z braku kompetencji projektantów. To efekt braku koordynacji i kontroli nad procesem, który z pozoru wygląda na uporządkowany, a w rzeczywistości często przypomina układankę bez jednego elementu. W projektowaniu przemysłowym liczy się płynność. Każdy dzień zwłoki w jednej branży powoduje opóźnienie w kolejnych. Brak jednego podpisu, mapy lub opinii może zatrzymać całą dokumentację. Zdarza się, że urząd pyta o szczegół dotyczący własności działki lub o odrolnienie działki, a odpowiedź zajmuje tygodnie.
W tym czasie projekt stoi, a zespół projektowy czeka, tracąc energię i zaangażowanie.

Najwięcej czasu i pieniędzy tracisz tam, gdzie nie ma jasnych decyzji i odpowiedzialności.
Gdy inwestor nie dostarczy pełnych informacji, projektant musi zgadywać. Gdy gestorzy spóźnią się z warunkami, zmienia się cały harmonogram. Gdy nikt nie pilnuje obiegu dokumentów, pojawia się chaos. Widzimy to w wielu inwestycjach. Projektant chce pracować szybciej, ale nie może, bo brakuje danych. Inwestor chce mieć komplet dokumentów, ale nie ma kto ich spinać.
Wtedy rośnie ryzyko błędów, kolizji i powtarzania pracy. Z pozoru drobne korekty uruchamiają lawinę zmian, które trudno zatrzymać. Każdy tydzień opóźnienia zwiększa koszty, a budowa oddala się w czasie. Dobrze prowadzony proces projektowy wymaga kogoś, kto patrzy kilka kroków naprzód i reaguje zanim problem się pojawi. To właśnie rola Project Managera – osoby, która nie pozwala, by projekt się zatrzymał, bo potrafi przewidzieć i zneutralizować ryzyka, zanim staną się kryzysem.

Dlaczego Project Manager się opłaca

Na pierwszy rzut oka Project Manager może wydawać się dodatkowym kosztem.
W rzeczywistości nie jest to oddzielny kontrakt, lecz część kompleksowego projektu budowlanego. PM to funkcja, która spina cały proces w jedną logiczną całość – od koncepcji po gotowy projekt. Jeśli spojrzysz na inwestycję całościowo, zobaczysz, że to właśnie jego praca chroni Twój budżet. Z mojego doświadczenia wynika, że przy projektach, których wartość przekracza 500 000 zł, a wartość realizacji przekracza 20 000 000 zł, praca Project Managera jest po prostu niezbędna. Bez tej roli inwestycja prawie zawsze kosztuje więcej, niż zakładano, i trwa dłużej, niż planowano.

Każdy dzień opóźnienia to realna strata. To dodatkowy koszt pracy projektantów, zmiana warunków wykonania albo utracone przychody z opóźnionego uruchomienia obiektu. Dochodzi do tego koszt poprawek, aneksów, przestojów i niepotrzebnych iteracji projektowych. Te elementy potrafią pochłonąć znacznie więcej niż wynagrodzenie Project Managera. PM działa odwrotnie – zabezpiecza Twój czas i Twoje pieniądze. Dzięki stałej kontroli harmonogramu, szybkiej reakcji na ryzyka i bieżącej komunikacji między uczestnikami projektu, proces nie zatrzymuje się. Nie ma przestojów, niejasnych decyzji ani powtarzania pracy. To on pilnuje, by każdy krok miał swój cel i konsekwencję.

Koszt pracy Project Managera jest wielokrotnie niższy niż koszt opóźnień lub ponownego opracowania części projektu. Dzięki jego koordynacji projekt kończy się zgodnie z harmonogramem, co przekłada się na wymierne oszczędności i wcześniejsze rozpoczęcie budowy. Warto pamiętać, że czas w budownictwie to prawdziwa waluta. Każdy tydzień wcześniej zrealizowanego projektu to realne korzyści dla Twojej firmy: szybciej działający obiekt, krótszy zwrot z inwestycji i spokojniejszy nadzór nad realizacją. Dlatego obecność Project Managera nie jest kosztem. To inwestycja w bezpieczeństwo, przewidywalność i kontrolę nad całym procesem.
Dzięki temu Ty możesz planować rozwój swojego biznesu, a nie tracić czas na rozwiązywanie problemów, które ktoś mógł przewidzieć i usunąć wcześniej.

Korzyści dla projektantów

W naszym modelu pracy Project Manager nie jest osobnym kontraktem. To opcja w ramach współpracy z naszym biurem projektowym, która pozwala prowadzić projekt w sposób uporządkowany, przewidywalny i bez ryzyka przestojów.

Bezpieczeństwo i przewidywalność finansowa dla biura projektowego.
Zdarza się, że inwestor decyduje się samodzielnie prowadzić część czynności administracyjnych lub koordynacyjnych. W praktyce często kończy się to tym, że niektóre zadania nie są realizowane w terminie. Projekt się wydłuża, a biuro projektowe otrzymuje wynagrodzenie z dużym opóźnieniem, bo nie może zrealizować kolejnego kamienia milowego. To sytuacja, w której zlecenie traci rentowność, mimo że zespół projektowy wykonuje swoją pracę poprawnie. Obecność Project Managera eliminuje to ryzyko w dużym stopniu. To on pilnuje, aby decyzje, dane i dokumenty, które leżą po stronie inwestora, były zawsze dostarczone na czas. Dzięki temu projekt nie stoi, a zespół projektowy może utrzymać stabilny rytm pracy.

Gdy proces przebiega zgodnie z harmonogramem, biuro projektowe otrzymuje wynagrodzenie zgodnie z planem. Nie ma opóźnień w płatnościach ani zamrożonych etapów. PM dba o to, aby każda faza kończyła się w terminie i żeby dokumentacja była gotowa do odbioru bez poprawek. Dzięki temu projekt jest nie tylko dobrze zaprojektowany technicznie, ale też zdrowy finansowo. To gwarancja stabilności i bezpieczeństwa dla obu stron — inwestora i biura projektowego.

Lepsza organizacja pracy.
PM planuje i prowadzi spotkania koordynacyjne, ustala priorytety i dba o przepływ informacji między branżami. Dzięki temu projektanci nie tracą czasu na uzgodnienia administracyjne ani na wyjaśnianie, kto ma dostarczyć dany dokument. Każdy wie, jakie są zadania i terminy. To proste narzędzie, które pozwala zespołowi skupić się na projektowaniu zamiast na organizacji.

Więcej czasu na merytorykę.
Project Manager odciąża projektantów od komunikacji z gestorami, urzędami czy inwestorem.
Zamiast rozwiązywać problemy administracyjne, projektanci mogą poświęcić czas na dopracowanie koncepcji, detali i koordynację branżową. To przekłada się bezpośrednio na jakość projektu i tempo opracowań. W efekcie zespół projektowy pracuje spokojniej, bez presji i nadgodzin wynikających z chaosu informacyjnego.

Mniej błędów i kolizji.
PM dba o spójność międzybranżową i aktualność danych, na których pracuje zespół. Weryfikuje, czy zmiany w jednej branży są wprowadzone w innych opracowaniach. Dzięki temu unikasz sytuacji, w których błędy wychodzą dopiero na etapie budowy. Każda poprawka kosztuje, dlatego wcześniejsze wykrycie niezgodności to realne oszczędności i większe bezpieczeństwo.

W praktyce obecność Project Managera to wygoda i bezpieczeństwo dla obu stron. Ty, jako inwestor, masz spokojny proces, a my (jako biuro projektowe) możemy dostarczyć lepszy projekt w krótszym czasie. Dzięki temu cały zespół działa efektywnie, a inwestycja zyskuje solidne fundamenty jeszcze przed rozpoczęciem budowy.

Zakres działań Project Managera
(na przykładzie PM – Inwestor Zastępczy)

Kiedy podejmujesz decyzję o inwestycji, potrzebujesz kogoś, kto zadba o to, żeby cały proces przebiegł bez zakłóceń. W PM – Inwestor Zastępczy prowadzę projekty tak, abyś miał pełną kontrolę nad postępem prac, a jednocześnie nie musiał zajmować się codziennymi formalnościami. Project Manager to Twój partner od pierwszego dnia projektu. Jego zadania obejmują nie tylko nadzór, ale przede wszystkim organizację, komunikację i przewidywanie potencjalnych ryzyk.

Monitorowanie i kontrola całego procesu inwestycyjnego.
Na bieżąco śledzimy postęp prac projektowych, administracyjnych i formalnych. Jeśli widzimy ryzyko opóźnienia, reagujemy od razu, zanim problem się rozwinie. Dzięki temu projekt nie traci tempa, a decyzje zapadają w odpowiednim momencie. To podejście pozwala utrzymać rytm pracy i uniknąć zbędnych przestojów.

Przygotowanie harmonogramu inwestycji.
Tworzymy i regularnie aktualizujemy harmonogram, który obejmuje wszystkie etapy – od koncepcji po uzyskanie pozwolenia na budowę. Dzięki temu wiesz dokładnie, co dzieje się w danym tygodniu, jakie są kolejne kroki i ile czasu zajmie każdy etap. To narzędzie, które daje Ci pełną kontrolę i przewidywalność procesu.

Reprezentowanie Inwestora.
Działamy w Twoim imieniu podczas uzgodnień, spotkań i postępowań administracyjnych. To my kontaktujemy się z urzędami, gestorami mediów i zespołem projektowym. Dzięki temu oszczędzasz czas, a cały proces przebiega płynnie i bez błędów formalnych. Każde pismo, zapytanie lub decyzja trafia do Ciebie w uporządkowanej i zrozumiałej formie.

Koordynacja wszystkich uczestników projektu.
Łączymy pracę projektantów, branżystów i doradców w jeden spójny proces. Dbamy o to, aby każdy miał aktualne dane i żeby nie powstawały sprzeczne wersje dokumentacji. Takie podejście znacząco zmniejsza ryzyko kolizji międzybranżowych i kosztownych poprawek. Zespół projektowy może pracować spokojnie, a Ty masz pewność, że wszystko zmierza w jednym kierunku.

Współpraca z Inwestorem na bieżąco.
Regularnie przekazujemy informacje o postępie, zmianach i kluczowych decyzjach. Nie zostawiamy Cię z raportami bez wyjaśnień. Omawiamy, co z nich wynika i jakie działania warto podjąć. Dzięki temu czujesz się częścią procesu, ale bez konieczności wchodzenia w jego szczegóły. Wspólnie podejmujemy decyzje na podstawie faktów, nie domysłów.

Cykliczne raportowanie.
W uzgodnionej z Tobą formie przedstawiamy status projektu, ryzyka, koszty i najbliższe kroki. Raporty są krótkie, konkretne i pozwalają Ci łatwo ocenić sytuację. Dzięki temu możesz planować kolejne decyzje bez stresu i niepewności. To przejrzystość, która buduje zaufanie i porządek w komunikacji.

Reprezentowanie Zamawiającego w postępowaniach administracyjnych.
Składamy wnioski, odbieramy decyzje i pilnujemy wszystkich terminów formalnych. Każdy dokument trafia tam, gdzie powinien, w odpowiednim czasie i we właściwej formie. Dzięki temu procedury przebiegają sprawnie, a inwestycja nie traci cennych tygodni na korekty czy ponowne wnioski. W ten sposób Project Manager staje się centralnym punktem całego procesu. Ty zyskujesz spokój, porządek i kontrolę, a my zapewniamy, że każdy element projektu trafia na swoje miejsce. To podejście pozwala uniknąć chaosu, błędów i przypadkowości. Buduje przewidywalność, a w inwestycjach to właśnie ona ma największą wartość.